Política de Tratamiento de Datos

Aviso de privacidad

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Los datos que se entregan a SMART4 SOLUTIONS S.A.S., en adelante, Smart4 Solutions, -sociedad con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C. ubicada en la dirección Cll. 119 # 14-03 Oficina 102, identificada con N.I.T. 900.768.107-0, correo info@smart4.com.co y teléfono +57 (1) 619 4392. han sido obtenidos conforme a la ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios. Smart4 Solutions informa que los datos que obtiene con la aceptación del presente documento serán recolectados para: el funcionamiento del Software como Servicio en la Nube Smart4 Sales; la creación de la Cuenta personal del Cliente y Usuarios, el envío de información técnica y comercial; manejo interno de registro en los distintos servicios ofertados por Smart4 Solutions; envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con Clientes y Usuarios, y para el uso de distribuidores de sus distintos programas en desarrollo de actividades publicitarias, promocionales, de mercadeo (principalmente para planes de fidelidad y relacionales) de ejecución de ventas o estudios de mercado enfocados a su actividad; para compartirlos o enviarlos a terceros con quienes realice alianzas o contratos pero exclusivamente con fines comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro de su objeto social siempre que medie autorización del titular; gestión estadística interna. Atención al cliente mediante sistema de Peticiones, Quejas, y Reclamos; y utilización de los datos para gestión y control de centros de seguridad. Así mismo, los datos recolectados serán objeto de análisis para fines de mejorar la estrategia de negocios del Sitio Web y la Plataforma, apoyada en herramientas de inteligencia de negocios que permiten adquirir conocimientos prospectivos para fines de predicción, clasificación y segmentación. El Titular de la información tiene los derechos previstos en la Constitución Política de 1991 y la Ley 1581 de 2012, especialmente el de conocer, actualizar o rectificar su información y cuenta con el correo electrónico y el formulario en la Página Web para ejercer sus derechos. Con la actualización de la información, el Cliente, Usuario, o cualquier Titular de la información al cual Smart4 Solutions tenga acceso a sus datos, autoriza, de manera previa, expresa e informada, a Smart4 Solution para: recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, tratar, actualizar y disponer de sus datos personales los cuales podrán ser incorporados en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo. Esta información es, y será utilizada en desarrollo de las funciones propias de Smart4 Solutions y el servicio Smart4 Sales de forma directa o a través de terceros encargados. Smart4 Solutions actúa como tercero de buena fe frente a la veracidad de la información que le sea suministrada por los Clientes, Usuarios o terceros. Smart4 Solutions es Responsable de los datos de sus Clientes y Encargado de los datos de los Usuarios y de aquella información ingresa directamente por el Cliente y los Usuarios en desarrollo de las funciones propias de Smart4 Sales.

Aviso de privacidad

Privacidad de los Datos y de la Información.

1. Definición de Términos

2. Alcance

2.1. Principios para el Tratamiento de datos personales.

3. Finalidades o propósitos de la recolección de datos.

3.1. En específico respecto de cada tipo de Titular.

3.2. Información incluida por los Clientes y Usuarios.

3.3. Información recolectada de forma automática.

3.4. Proveedores de Servicios.

4. Medidas de Protección.

5. Derechos de los Titulares de datos.

5.1. Procedimientos de acceso, consulta, rectificación y actualización de la información.

6. Deberes de Smart4 Solutions.

7. Cesión o comunicación de datos personales.

8. Área responsable.

Fecha de entrada en vigencia.

Privacidad de los Datos y de la Información.

Esta política de Tratamiento de Datos e información tiene como fin establecer: (i) la forma en la cual se recolectan los datos y la información, (ii) para qué finalidades usamos dicha información; y (iii) los mecanismos mediante los cuales pueden los titulares conocer, actualizar, rectificar o sustraer sus datos personales de las bases de datos de Smart4 Solutions. Los servicios de Smart4 Sales solo pueden ser ofrecidos cuando se aceptan los Términos y Condiciones (https://smart4.com.co/tyc), y Política de Tratamiento de Datos e Información (en adelante, PTD); al aceptarlas, en el momento de creación de la Cuenta en la Plataforma u otros medios, el Titular de los Datos y la información, manifiesta el haber leído y comprendido lo contenido en este documento, de lo contrario, deberá abstenerse de usar la Plataforma; dicha situación se entiende como una actuación inequívoca que permite inferir razonablemente la aceptación por parte del Titular a estas PTD. Smart4 Solutions garantiza la privacidad de los datos dentro del uso razonable de los mecanismos de prevención contenidos en esta PTD, como también del cumplimiento de los requisitos de seguridad y condiciones del servicio establecidas tanto en la PTD como en los Términos y Condiciones de uso de Smart4 Sales.

1. Definición de Términos

Bajo las definiciones contenidas en el Art. 3 de la ley 1581 las definiciones que se tratan en esta política son exactamente las siguientes:

Término	Definición
Autorización:	Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Base de Datos:	Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento
Dato personal:	Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Encargado del Tratamiento:	Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento
Responsable del Tratamiento:	Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular:	Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento:	Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Adicional a estos, los términos descritos a continuación son propios de los Términos y Condiciones y las PTD de Smart4 Solutions; estos términos podrán ser utilizados en plural o singular, y en caso de quedar duda su descripción se deberá otorgarle el sentido natural, obvio o técnico de la palabra:

Término	Definición
Cuenta:	Medio de identificación compuesto por las Credenciales del Cliente, el cual permite el ingreso a Smart4 Sale.
Contactos:	Terceros cuya información es ingresada por el Cliente o los Usuarios dentro de Smart4 Sales.
Información del Cliente:	Toda información de identificación, ubicación, económicos o propios del negocio incluidos por el Cliente, y que son utilizados para el desarrollo del servicio de Smart4 Sales.
Smart4 Solutions	Sociedad por Acciones Simplificadas, con Razón Social SMART4 SOLUTIONS S.A.S, establecida bajo las leyes de la República de Colombia, con Domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C. y Dirección Calle 119 # 14 – 03 Of 102. que es encargada de prestar el servicio de Smart4 Sales y encargada de esta PTD; también denominado Smart4 Solutions
PTD:	Política de Tratamiento de Datos de Smart4 Solutions.
Plataforma:	El Software como Servicio en la Nube, también denominado Smart4 Sales.
Términos y Condiciones	Disposiciones contractuales que vinculan legalmente al Cliente con Smart4 Solutions, y los cuales se disponen la forma y uso de Smart4 Sales.
Smart4 Sales:	Sistema integrado de computación en la Nube que es ofrecido como Software en la nube (Servicio de Software en la Nube o Software as a Services -SaaS- en inglés), incluido aplicaciones web o aplicaciones descargables en dispositivos móviles, también denominado Plataforma.
Usuario:	Persona que es autorizada por el Cliente para el uso de usuarios individuales con sus propias Credenciales.
Sitio Web:	La compilación de todo el contenido web (códigos PHP y HTML) que hacen accesible el servicio Smart4 Sales a través de www.smart4.com.co o sus subdominios o dominios de propiedad de Smart4 Solution; incluido el contenido, plataformas y servicios ofrecidos a través de Smart4 Sales.

2. Alcance

La PTD, contenida en este documento, regula a todos los procesos organizacionales que Smart4 Solutions tenga en el desarrollo de su objeto social, y que involucre el tratamiento de datos de carácter personal de sus Clientes, o cualquier Titular que autorice el manejo y custodia de datos e información.

Esta PTD es de carácter obligatorio para todos los niveles operativos de Smart4 Solutions, sus trabajadores y cualquier persona que tenga acceso a los datos personales sobre los que Smart4 Solutions, tenga alguna responsabilidad legal. Las políticas contenidas en estas disposiciones fueron elaboradas bajo el tenor de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012.” Si alguna disposición de esta PTD es declarada ilegal, presenta un vacío o resulta inaplicable, no afecta la validez y aplicabilidad de las disposiciones restantes.

2.1 Principios para el Tratamiento de datos personales.

1. Principio de legalidad: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

2. Principio de finalidad: El Tratamiento de datos obedece a razones propias de la actividad, de control administrativo, contable y financiero de las acciones realizadas por Smart4 Solutions;

3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se hará Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne;

6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas autorizadas. Los Datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 y en los términos de la misma.

3. Finalidades o propósitos de la recolección de datos.

Smart4 Solutions emplea los datos personales que recolecta en ejecución de su objeto social, DICHO PROCESAMIENTO ES NECESARIO PARA PROVEER EL SERVICIO DE SMART4 SALES, DE ACUERDO A LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES (https://smart4.com.co/tyc) DE USO DE LA PLATAFORMA; INCLUIDAS LAS SIGUIENTES:

1. Operacionales: usamos la información introducida por los Clientes, Usuarios o cualquier Titular de la información de la Plataforma para operar, mantener, mejorar y proveer los servicios ofrecidos en Smart4 Sales o cualquier servicio que Smart4 Solutions ponga a disposición. Dentro de estas operaciones se encuentra la posibilidad de identificar al Titular con el fin de resolver sus inquietudes y dudas, restablecer los servicios, y responder preguntas de soporte dentro de la Plataforma.

2. Mejoras en la Plataforma: usamos la información ingresada dentro de la Plataforma con el fin de entender y analizar las tendencias de uso y preferencias dentro de Smart4 Sales, con el fin de mejorar el servicio ofrecido, desarrollar nuevos productos, módulo o funcionalidades.

3. Comunicación: se usarán datos de ubicación como correos electrónicos o números de teléfono para informar al Titular de la información sobre procesos administrativos de atención al Cliente y para enviar comunicaciones sobre promociones o eventos relacionados con los servicios contratados o usados, incluido por parte de terceros con los cuales se realicen alianzas. El Titular podrá desuscribirse en cualquier momento de estas comunicaciones.

4. Analítica: usamos Google Analytics para medir y evaluar el tráfico de acceso a los Sitios Web o Plataformas de Smart4 Solutions. Google opera de forma independiente a Smart4 Solutions, y cuenta con su propia Política de Tratamiento de Datos. La información recolectada solo será usada para resolver problemas técnicos, administración de los sitios, y preferencias dentro de la Plataforma y Sitios Web; esta información se encuentra no desagregada, lo que quiere decir que se presenta como información general y no específica que permita identificar a una persona de forma individual, sino el comportamiento de los Intervinientes en general.

3.1 En específico respecto de cada tipo de Titular

Las finalidades serán las siguientes:

Respecto de los Clientes y Usuarios: (i) Manejo interno para registro en los distintos servicios ofertados por Smart4 Solutions. (ii) Identificación de los Clientes para el uso de la Plataforma, e identificación para sus Contactos, de los cuales el Cliente ha ingresado la información. (iii) El envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus Clientes, y distribución de sus distintos programas en desarrollo de actividades publicitarias, promocionales, de mercadeo (principalmente para planes de fidelidad y relacionales) de ejecución de ventas o estudios de mercado enfocados a su actividad. (iv) Para compartirlos o enviarlos a terceros con quienes realice alianzas o contratos pero exclusivamente con fines comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro de su objeto social, (v) Gestión estadística interna. (vi) Atención al Cliente mediante sistema de Peticiones, Quejas, y Reclamos. (vii) Utilización de los datos para gestión y control de centros de seguridad. (viii) Realizar capacitación de la Plataforma. (ix) Comercialización de datos. (x) Concesión y gestión de permisos, licencias y autorizaciones, gestión de Clientes, de cobros y pagos, análisis de perfiles, encuestas de opinión, prospección comercial, publicidad propia, segmentación de mercados, venta a distancia, verificación de datos y referencias, verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros; y (xi) Gestión de claves y administración de Credenciales de ingreso.

Respecto de Personal y Empleados: (i) Para compartirlos o enviarlos a terceros con quienes realice alianzas o contratos pero exclusivamente con fines comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro de su objeto social siempre que medie autorización del Titular. (ii) Selección de personal, administración de contrataciones, manejo de relaciones laborales y cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros, así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos Smart4 Solutions; (iii) control de horario, formación de personal, gestión de nómina y personal; (iv) Gestión estadística interna; (v) Dentro de la gestión administrativa, contable y fiscal de la compañía, se usará la información con el fin; y (vi) Utilización de los datos para gestión y control de centros de seguridad.

3.2 Información incluida por los Clientes y Usuarios:

La información incluida por los Clientes o por los Usuarios Autorizados por este, no tienen vinculado legal con Smart4 Solutions. Cada Cliente es responsable de proveer a sus Contactos la Autorización, finalidad del Tratamiento de datos, formas de procesamiento y demás deberes legales directos con aquellas personas. En este caso, Smart4 Solutions actúa como encargado, más no responsable del tratamiento de la información. SMART4 SOLUTIONS ACTÚA COMO TERCERO DE BUENA FE SOBRE LA INFORMACIÓN INFORMACIÓN INGRESADA POR LOS CLIENTES Y LOS USUARIOS DENTRO DE LA PLATAFORMA

3.3 Información recolectada de forma automática:

Cuando un Titular visita la Plataforma o los Sitios web de Smart4 Solutions, cierta información es recolectada de forma automática con el fin de mejorar la experiencia de navegación. Dichos mecanismos de recolección pueden ser “cookies”, “clear gifts” o “Web Beacons”. Dentro de la información recolectada automáticamente se incluye: la Dirección IP del Titular, el navegador predeterminado, el tipo de dispositivo utilizado para el ingreso de la Plataforma, los sitios web visitados, y las fechas y horas de ingreso a la Plataforma. Esta recolección automática también se encuentra en el envío de correos electrónicos, con el fin de establecer cuando un titular abre o no un correo o la acción que esté realizó dentro del mismo.

3.4 Proveedores de Servicios:

Smart4 Solutions trabaja con proveedores de servicio como Hosting, servicio de plataforma o infraestructura tecnológica, entre otros. Estos proveedores pueden tener acceso a los datos recolectados por Smart4 Solutions como parte del funcionamiento normal de los servicios, en especial del Software en la Nube Smart4 Sales. Smart4 Solutions limita la información entregada a los proveedores de servicios a la razonablemente necesaria para desarrollar las funciones propias de los servicios ofrecidos.

4. Medidas de Protección

Smart4 Solutions mantendrá la información digitalmente, depositadas en servidores, bajo esquemas de seguridad y confidencialidad propios de un prestador de Servicios de Software en la Nube. Dentro de las acciones que toma Smart4 Solutions, se encuentra prevenir el acceso, uso o modificación indebida sin la autorización del Titular, a excepción de los requerimientos que sean realizados por Autoridades Administrativas o Judiciales. CON EL INGRESO DE LA INFORMACIÓN Y USO DE LA PLATAFORMA, EL CLIENTE AUTORIZA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS; DICHAS SITUACIONES SE ENTIENDEN COMO UNA ACTUACIÓN INEQUÍVOCA QUE PERMITE INFERIR RAZONABLEMENTE LA ACEPTACIÓN DE ESTOS TÉRMINOS Y CONDICIONES, Y DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS. Los datos son protegidos mediante el uso de los siguientes medios y mecanismos: (i) Servidores localizados en Nueva York, Estados Unidos. (ii) Copias de seguridad en : servidores con periodicidad semanal. (iii) Certificado de Seguridad : otorgado por AlphaSSL CA – SHA256 – G2 y; (iv) Contratos de confidencialidad firmados por todos los trabajadores de la empresa con acceso a la información.

La información de carácter personal que sea ingresada dentro de Smart4 Sales por el Cliente, deberá contar con la respectiva autorización de tratamiento de datos e informar las finalidades para las cuales dichos datos son recolectados, como también los derechos, medios y demás disposiciones legales obligatorias por las leyes de protección de datos personales en Colombia. Igualmente, informar al Contacto de la información, que Smart4 Solutions es un mero Encargado de los datos, de acuerdo a esta PTD, y el Cliente como RESPONSABLE de los datos, de acuerdo a su Propia Política de Tratamiento de Datos.

Seguridad de la información: Smart4 Solutions cuenta con medidas técnicas y de seguridad para evitar el acceso no autorizado de terceros a sus bases de datos, como también la destrucción, daños o alteración. Los servidores donde es almacenada la información cuentan con software de seguridad de cifrado Security Socket Layer (SSL), con el fin de evitar fraudes. Smart4 Solutions NO GARANTIZA LA PROTECCIÓN TOTAL DE LOS DATOS

5. Derechos de los Titulares de datos

Los titulares de los datos personales contenidos en los archivos que reposen en los sistemas de información tanto virtuales como físicos de Smart4 Solutions, tienen los siguientes derechos respecto del manejo de su información:

Recibir solicitud de autorización para el Tratamiento de sus datos.
Presentar consultas relacionadas con el Tratamiento y contenido de sus datos ante Smart4 Solutions.
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a Smart4 Solutions, para el tratamiento de sus datos, la cual se otorga un certificado indicando la fecha de utilización o ingreso por primera vez a la Plataforma o Sitio Web, LO CUAL PERMITE INFERIR RAZONABLEMENTE LA ACEPTACIÓN DE ESTA PTD.
Obtener de Smart4 Solutions, la información relacionada con el manejo de sus datos personales, por cualquier medio, incluido el electrónico, de tal forma que ésta sea de fácil lectura y sin barreras técnicas que impidan su acceso. Para estos efectos el Titular podrá autorizar mediante poder perfectamente conferido a terceros, a su representante legal o a sus causahabientes, según sea el caso y entiende que éstos podrán ser solicitados por autoridades administrativas y/o judiciales.
Solicitar la exclusión de su información personal de registros o bases de datos.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que haya un derecho contractual de por medio, o que previamente dicha información haya salido de las manos de Smart4 Solutions, bajo las condiciones contractuales, administrativas o judiciales requeridas.
Acceder gratuitamente a sus datos que hayan sido objeto de Tratamiento.

5.1 Procedimientos de acceso, consulta, rectificación y actualización de la información

Los Titulares de la información tienen derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del Tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos.

Los mecanismos que se han implementado para el ejercicio de dichos derechos, a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

Nuestra área de protección de datos, ubicada en la Cll. 119 # 14-03 Oficina 102.

Nuestros establecimientos de servicio o centros de atención a clientes disponibles en los teléfonos +57 (1) 619 4392
Correo electrónico soporte@smart4.com.co

Los mecanismos referidos podrán ser utilizados por los Titulares o terceros con autorización legal para actuar en su nombre con los siguientes propósitos:

1. DERECHO DE ACCESO: El Titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de Smart4 Solutions, usted podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de una solicitud verbal o escrita en cualquiera de nuestras oficinas. La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión y/o revocatoria de la autorización cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Smart4 Solutions, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. Los derechos de rectificación, actualización, supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por:

1. El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad.

2. Su representante, previa acreditación de la representación.

2. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

3. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través del medio habilitado por Smart4 Solutions y contener, como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del titular y/o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6. Deberes de Smart4 Solutions

En desarrollo de esta política sobre el manejo de información Smart4 Solutions, asume los siguientes deberes:

1. Solicitar Autorización al titular de la información para el tratamiento de sus datos, la cual se obtiene con el uso de la Plataforma.

2. Conservar la Autorización de tratamiento de datos otorgada por el Titular, para ser consultada posteriormente.

3. Atender las consultas y reclamaciones interpuestas por los Titulares de la información de conformidad con los procedimientos y tiempos de respuesta establecidos en la normatividad colombiana.

4. Obtener autorización del Titular, cuando se requiera suministrar a un tercero, los datos personales en custodia, a menos que sean requeridos por una autoridad administrativa o judicial.

5. Adoptar las medidas de seguridad necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales.

6. Regular en los contratos con terceros el acceso a los ficheros que contengan datos de carácter personal.

7. Al momento de la recolección de datos, informar al Titular de los datos, la finalidad para la cual se requiere esa información.

7. Cesión o comunicación de datos personales

Queda prohibida la transferencia de datos personales sin el consentimiento previo, escrito y expreso del Titular del respectivo dato, salvo las excepciones de ley. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de Smart4 Solutions, y contar con la autorización del propietario de los datos. El incumplimiento de estas prohibiciones por parte de empleados de Smart4 Solutions, será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral con justa causa. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

8. Área responsable

En la atención de las peticiones, consultas y reclamos.

El área responsable de atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, es la oficina ubicada en la Cll. 119 # 14-03 Oficina 102, al correo electrónico soporte@smart4.com.co y teléfono +57 (1) 619 4392

Fecha de entrada en vigencia

Esta política de protección de datos personales entra a regir a partir del 23 de Mayo de 2018.