Preguntas Frecuentes del Software

Estamos para ayudarte de principio a fin. Encuentra respuesta a las inquietudes que recibimos con mayor frecuencia. Si eres cliente no dudes en ponerte en contacto con tu ejecutivo de cuentas asignado.

Módulo de Contactos

¿Qué es una Fuente de Contacto?

Es la forma o el método por el cual se obtuvieron los datos de los contactos, las fuentes de contacto se pueden crear de acuerdo a la necesidad de cada empresa, algunos ejemplos de estas pueden ser: Bases de datos de la empresa, recaudación de datos por medio de un formulario de la página web, referidos por clientes y prospectos.

¿Puedo editar las Fuentes de Contacto?

Si, las fuentes de contacto se pueden editar y personalizar de acuerdo a los métodos que usa la empresa para obtener los datos personales de prospectos. Estas fuentes de contacto se pueden crear o editar en el modulo de “Ajustes”, en lla sección de “Ajustes del sistema”, “Fuentes de Contacto”, (http://crm.smart4.com.co/settings/system/sources_contacts)

¿Qué es un Rol de Contacto?

Un rol de contacto es la característica que discrimina a los contactos de acuerdo si son una Organización, Asesores, Directores de proyectos, etc; como tal se puede entender como las etiquetas con las que se quiere dar un orden a los contactos.

¿Cómo crear un Rol de Contacto?

Los Roles de Contacto se pueden crear, editar y eliminar en el modulo de “Ajustes”, en lla sección de “Ajustes del sistema”, “Roles de Contacto”, (http://crm.smart4.com.co/settings/system/contacts_roles)

¿Como elimino a un Contacto?

En el módulo de contactos en la columna de Acciones, aparece el icono de eliminar, al hacer clic en este, se hace el proceso para eliminar un Contacto.

¿Donde hago el seguimiento a las actividades que creó?

El seguimiento a todas las actividades creadas, se puede hacer en el módulo de Actividades, aparecen organizadas cronológicamente y se puede de igual manera observar las actividades que se marcaron como completadas.

¿Una vez realizó las actividades, como puedo marcarlas como completadas?

Cuando se ingresa al perfil del contacto, aparecen las Actividades Pendientes y al lado derecho de la actividad aparece un botón de check y al hacer clic sobre éste, aparecerá el recuadro por medio del cual se hace el seguimiento a todas las actividades que se marcan como completadas. 

Módulo de Ventas

¿Qué ventas me aparecen en este módulo?

Unicamente acá se podrán observar aquellas que marcaste como Ganadas, ya que la funcionalidad de este módulo es hacer el seguimiento a las Ventas que se han hecho.

¿Puedo editar una venta que esté en este módulo?

Si, se puede reanudar el negocio, modificar las características del contacto, asignar asesores, etiquetas, esto haciendo clic sobre el nombre del contacto.

Módulo de Productos

¿Como edito una Categoría?

Al hacer clic en el botón “Editar Categorías” en el módulo de Productos, o al entrar directamente a los Ajustes del Sistema y hacer clic en “Categorías de Productos”, aparecerán todas las categorías creadas, a estas haciendo clic encima, se les puede cambiar el nombre o haciendo clic sobre la papelera, se puede eliminar la categoría.

“hay que tener presente que hay que seleccionar otra categoría para que los productos creados en esta se reubiquen en otra”.

¿Como edito una Producto?

Un producto se puede editar haciendo clic sobre su nombre, se puede editar el código, el valor, la categoría a la que pertenece y su nombre.

Módulo de Ajustes

¿Para que sirven las propiedades?

Las propiedades son los títulos de cada una de las columnas que contienen información relevante dentro de la Base de Datos, son importante crearlas debido a que el módulo de Contactos funciona como un archivo excel el cual debe tener un nombre especifico para cada columna. Las propiedades se pueden crear por medio del siguiente link http://crm.smart4.com.co/settings/properties o dirigiéndose directamente al módulo de “Ajustes” – “Propiedades”.

¿Que es una Etapa de Venta?

Una etapa de venta, la conocemos como la fase en la que se encuentra la negociación con los clientes. Son necesarias para crear una oportunidad de venta, nos ayudan a organizar cada una en el modulo de Oportunidades y de esta manera hacer el respectivo seguimiento.

¿Que es un Estado de Venta?

Los Estados de Ventas son los elementos que nos permiten caracterizar a cada venta hecha en la etapa especifica en la que se encuentran después de finalizar la venta con el cliente. Son necesarias especificarlas, para hacer el debido seguimiento y generarle la mayor satisfacción al cliente.

¿Que es una Fuente de Contacto?

Es la forma o el método por el cual se obtuvieron los datos de los contactos, las fuentes de contacto se pueden crear de acuerdo a la necesidad de cada empresa, algunos ejemplos de estas pueden ser: Bases de datos de la empresa, recaudación de datos por medio de un formulario de la página web, referidos por clientes y prospectos.

¿Que es una Motivación de Compra?

Al momento que se marca una oportunidad de negocio como ganada, es necesario especificar cual fue ese factor que influyo o fue decisivo para el cliente para que cerrara el negocio y se lograra concretar la venta, se especifican de acuerda a la necesidad de cada modelo de negocio.

¿Que es una Razón de Perdida?

Las Razones de Perdidas, son las que se especifican dentro de la herramienta para tener el conocimiento de porque una Oportunidad de Negocio se marco como Perdido, cual fu la causa que no permitió que se cerrara el negocio exitosamente.

¿Que es una Categoría de Productos?

Las categorías de productos se usan para empresas que ofrecen diversos productos y que no se pueden mezclar en un solo grupo.

Puedes conocer mas información en el siguiente artículo:

http://smart4.com.co/crear-una-categoria/

¿Que es un rol de Contacto?

Un rol de contacto es la característica que discrimina a los contactos de acuerdo si son una Organización, Asesores, Directores de proyectos, etc; como tal se puede entender como las etiquetas con las que se quiere dar un orden a los contactos.

Módulo de Oportunidades

¿Como puedo marcar una oportunidad de venta como ganada o perdida?

La manera más fácil de hacerlo es dirigirte al módulo de Oportunidades y ubicar la Oportunidad que quieres editar, una vez la encuentras, haces clic en ella y una vez entras perfil, es donde puedes marcarla como Ganada o Perdida, incluso, crear actividades a dicha Oportunidad.

¿Puedo saber cuántas oportunidades he ganado o he perdido y cuales han sido las motivaciones de compra o razones de pérdida para cada una de estas?

Si, lo puedes saber dirigiéndose al módulo de Rendimiento y allí tendrás la información de cuantas oportunidades has ganado o perdido y sus correspondientes características.

¿Siempre me aparecerán las Oportunidades de Venta en este módulo?

En el módulo de Oportunidades Activas, encontrarás aquellas que aun no haz concretado, no has marcado como Ganadas o Perdidas y se encuentran en alguna de las Etapas de Negocio.

¿Si marco una Oportunidad como Ganada a un contacto, pero después de un tiempo el contacto desea adquirir otro producto, puedo reanudar dicha oportunidad?

Si, te diriges al módulo de Ventas y allí te aparecerán todas las oportunidades que marcaste como ganadas y al hacer clic en la del contacto al que le quieres reanudar la venta, entras y puedes asignarle actividades, modificar las características de la venta y editar de igual manera sus datos personales.

Módulo de Actividades

¿Donde hago el seguimiento a las actividades que creó?

El seguimiento a todas las actividades creadas, se puede hacer en el módulo de Actividades, aparecen organizadas cronológicamente y se puede de igual manera observar las actividades que se marcaron como completadas.

¿Una vez realizó las actividades, como puedo marcarlas como completadas?

Cuando se ingresa al perfil del contacto, aparecen las Actividades Pendientes y al lado derecho de la actividad aparece el icono check “Marcar como Completada” y al hacer clic sobre éste, aparecerá el recuadro por medio del cual se hace el seguimiento a todas las actividades.

Módulo de Herramientas

¿Para qué sirve crear una plantilla de contenido SMS?

Una plantilla de SMS te servirá para hacer llegar información importante a tus contactos por medio de un Mensaje de Texto.

¿Para qué sirve crear una plantilla de contenido de Correo Electrónico?

Una plantilla de Correo Electrónico te sirve para el uso dentro de flujos de trabajo en los cuales se hace necesario enviar un correo al cliente de acuerdo al contexto y lo que se quiera transmitir con la plantilla, se hacen para automatizar y sistematizar el envío de información casi que personalizada a cada contacto.

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